Processen - Exempelcase

Nedan är ett fiktivt case som beskriver hur delar av en process kan gå till för en kommun som i samband med att man bygger en ny badanläggning, även ser över driften av badanläggningen. Inspirationen kommer från möten och samtal med kommuner som Medley har haft genom åren. De faktarutor som presenteras nedan är riktiga data som intagits under vecka 25, 2023.

Bakgrund

Kommunen Bärskogen är en växande kommun med ca 40 000 invånare. I kommunen finns 2 äldre badhus, ett större badhus från 1968 som ligger ganska centralt i centralorten. I anläggningen finns en 25 metersbassäng med 6 banor och där man i slutet av 90-talet även byggde ut med en liten plaskpool för barn och en liten undervisningsbassäng, det finns även ett litet café och i källaren finns ett litet gym. Den andra badhuset är invigd 1970 och är ett lite mindre badhus och ligger 2 mil utanför centralorten och har en 25 metersbassäng med 4 banor.

2010 så renoverades den större badhuset, men sen 2016 har det blivit allt fler driftstörningar och reparationer och 2019 så gjordes en utredning visar att båda anläggningarna är uttjänta. Till följd av de problemen så har kostnader ökat för nödvändiga reparationer, det har bidragit till stängning av anläggningen, och besökstalen och öppettiderna har minskat.

Kommunen påbörjar en förstudie för att se vilka alternativ som finns.

Förstudien

Tidigt inser kommunen att badhus bygger man inte så ofta, och marknaden, synen på vad ett badhus är och reglerna har förändrats de senaste 50 åren. Samtidigt är det många andra kommuner som är i liknande sits och har gamla uttjänta anläggningar, dock har flera kommuner tagit sig igenom processen och har ett nytt badhus i sin kommun. Förstudiegruppen åker och gör studiebesök på flera nya anläggningar och ser att det finns olika lösningar bl a så kan driften av ett badhus utföras av en extern part (s.k. ”privat drift”. Kommunen Bärskogen har alltid haft kommunal drift och har väldigt lite information och kunskap om hur det fungerar om någon annan än kommunen själv driftar badhus. När kommunen Bärskogen besöker de senaste årens nyöppnade badanläggningar och märker man att en stor del av de nya anläggningarna driftas av externa operatörer. Flera av kommunerna valde att lägga ut driften på en extern partner i samband med att man byggde den nya anläggningen. Anledningar var av olika slag, allt från att det var bättre ur ett ekonomiskt perspektiv, kompetens, ideologiska skäl, kommunen renodlar sin verksamhet, konkurrensskäl, men samtliga som skiftade från kommunal drift till extern/privat drift i samband med att den nya anläggningen skulle invigas tyckte att det var ett bra fönster att göra förändringen, då verksamheten, utbildning och rutinerna i den nya anläggningen inte alls kommer vara som det varit i den gamla 50 åriga anläggningarna.

Delar av förstudien

Inträdespriser

Förstudiens sammanställer inträdespriserna för de anläggningar som invigts de senaste 5 åren för en vuxen så visar det sig att de privata har lite lägre priser än de med kommunal drift och de två med högst pris är med kommunal drift. Förstudien visar också att Hylliebadet i Malmö, Högevallsbadet i Lund och Navet i Umeå som alla tre har kommunal drift har entrépriserna mellan 135-145kr vilket är de högsta i Sverige för liknande anläggningar.

Fakta: Engångsinträde

Tillgängligheten

Förstudien visar också att det är lite längre öppettider på de anläggningar som har privat drift. Förstudien visar även att det inte är ovanligt att vissa kommuner stänger ner badanläggningen ett par dagar i veckan eller begränsar öppettiderna under sommaren, medan de anläggningarna med privat drift oftast har samma öppettider året om. Åbybadet, Lugnet och Nolhaga Parkbad har delar av sommarperioden helt stängt eller begränsat öppettiderna.

Fakta: Öppettider, timmar per vecka

Beslut att bygga nytt

Efter presentation av förstudien och ytterligare några utredningar, diskussioner beslutar sig kommunen Bärskogen att bygga en ny badanläggning som ska ersätta de två befintliga. Kommunen och kommuninvånarna vill att det nya badhuset ska ha allt de som de gamla hade och då kommunen växer ska det byggas ett större badhus än de två gamla badhusen.

Det nya badhuset ska byggas i ett expansivt område som ligger mellan de två gamla badaläggningarna. Den nya badanläggningen ska innehålla en 25 metersbassäng med 10 banor, 2 st multibassänger och ett familjebad. Anläggningen kommer även ha ett café och en friskvårdsyta och ska ägas och förvaltas av kommunens fastighetsbolag. De gamla badhusen ska rivas och på ytan ska en ny skola byggas, samt bostadshus.

I förstudien fick kommunen lite insyn i vad privat drift är. Kommunen gör en översyn och funderar om det är nåt som kommunen bör överväga. Kommunen pratar med andra kommuner som har privat drift och hör vilka nackdelar och fördelar som finns, samt att man begär ut avtal och upphandlingsunderlag som finns hos de kommuner som har privat drift.

Planering av eventuell privat drift av badanläggningen

I översynen av verksamheten så presenteras skillnader att driva verksamhet i en större och modernare badanläggning jämfört med de gamla anläggningarna i kommunen. Det kommer krävas större personalstyrka, löpande utbildningar och kompetenshöjande satsningar, samt att det kommer ta tid att jobba in verksamheten i den nya anläggningen.

Kommunen bjuder in externa parter med erfarenhet av badhusdrift för en presentation och få inspel och idéer på hur det skulle kunna se ut om en extern aktör skulle sköta driften på badanläggningen.

Kommunen inser att Kultur och fritid kommer att spara flera miljoner då personalen för verksamheten kommer betalas av en privat aktör, samt att kultur och fritid kommer att få en hyresintäkt från en privat aktör.

Beslut av privat drift och upphandling

Kommunen beslutar sig för privat drift och utformar upphandlingen.

Kommunen vill ha kontroll och vissa delar av verksamheten ska bedrivas som det har gjorts tidigare i kommunen. Dessa villkoras i upphandlingen och i avtalet.

Exempel på delar som är viktiga för kommunen:

• Entrépriserna ska sättas av kommunen, exempelvis 105kr för en vuxen

• Simföreningarna ska ha X antal timmar i veckan för sin verksamhet.

• Skolsim, får utföras av skolans personal, men skolan får anlita simlärare från simföreningarna eller privata aktören.

• Simföreningarna och privata aktören får bedriva simskola/simkurs på anläggningen.

• Öppettiderna ska vara minst 80 timmar för en normal vecka året om.

• All personal från kommunens befintliga badverksamhet ska erbjudas anställning hos den privata aktören.

• Årliga kundundersökningar och medarbetarundersökningar ska rapporteras till kommunen.

Upphandling och en privat aktör tar över driften i samband med invigningen av det nya badhuset

Kommunen får in 4 anbud. Vinnaren var aktören som hade den bästa kombinationen av kvalité, pris och förmåga att tillgodose kommunens krav.

Planering, verksamhetsövergång, utbildning, installation av anläggning påbörjas och därefter kommer den stora dagen då det nya badhuset invigs.

Under första året arbetas de nya processerna och rutinerna in, och det är täta kontakter mellan skola, föreningar, kommun, driftoperatören och allmänheten.

Kommunen märker även efter första året att en del av administration som har med badverksamheten att göra, har minskat och det har frigjort tid och resurserna har kunnat fokusera på andra delar i kommunen. Administration som bassängscheman, planering av skolsim, frågor från allmänheten, dialogen med föreningarna, inköp, personalfrågor, öppettider, etc etc.

Kontakt gällande upphandlingar & drift av simhall

Kontakta gärna Medleys Affärsutvecklingschef Camilla Eriksson, 072-078 76 59, gällande upphandling och verksamhetsdrift av simhall.

Kontakt kring helhetsentreprenad byggnation och privat drift av simhallar

Kontakta gärna Olle Stadig på Tagehus för mer information, 070-551 96 86 eller mejla Olle Stadig

Medley som samarbetspartner

Badhusens historia & betydelse

Extern drift av simhall

Helhetsentreprenad - byggnation och drift av simhallar

Upphandling simhall

Processen - Exempel på ett case

Hållbarhetspolicy